Code de conduite professionnelle et d’éthique

INTRODUCTION

À tous nos chers employés,

Il va sans dire qu’étant l’une des sociétés de dispositifs médicaux des plus importantes du pays, nous sommes engagés dans une industrie fortement concurrentielle avec des prestataires de soins de santé qui attendent et exigent plus de nous. Ces demandes ont un effet sur vous, où que vous vous situiez dans l’entreprise. Que votre travail vous oblige à traiter les commandes plus rapidement et plus précisément que jamais, à fabriquer un plus grand volume de produits avec des tolérances et contrôles qualité plus serrés, ou à vous lever plus tôt chaque jour pour générer plus de prospects, nous sommes tous mis au défi de trouver des façons créatives et novatrices de travailler. J’applaudis vos efforts et saisis cette occasion pour vous remercier de vos contributions passées et à venir pour la réussite de notre entreprise.

Dans le même temps, il est essentiel que chacun d’entre nous reconnaisse que ce n’est pas seulement le travail qui compte, mais également la manière par laquelle nous atteignons nos résultats. La réputation de CONMED, ainsi que chaque réussite individuelle, nous demande non seulement de réaliser notre travail, mais de le faire de la bonne manière. Plus que jamais, le fait de faire les choses de la bonne manière va au-delà du respect des lois qui régissent nos affaires. Cela signifie que nous devons avoir chaque jour une conduite d’intégrité totale dans tout ce que nous faisons.

En tant que votre employeur, l’obligation de CONMED va au-delà de la simple déclaration consistant à dire que vous devez toujours vous conduire professionnellement et de manière éthique dans le cadre de votre travail. Par ce Code de conduite professionnelle et d’éthique, nous avons formalisé les valeurs qui ont fait de nous la société que nous sommes aujourd’hui et qui nous propulseront vers l’avenir. Ce manuel décrit les politiques éthiques fondamentales qui régissent tout le travail que nous faisons et énonce les devoirs et obligations de tous nos employés en vertu de ces politiques. Je vous invite vraiment à le lire attentivement et à poursuivre notre tradition de travail assidu, accompagnée d’un engagement envers l’intégrité et le professionnalisme qui a fait de nous la société que nous sommes aujourd’hui, et qui continuera à façonner l’avenir de notre société.

Très sincèrement,

Curt R. Hartman
Président directeur général


I.               Normes de conformité ; Devoir de signaler les infractions ; Comment signaler les infractions ; Signalements anonymes

Ce Code de conduite professionnelle et d’éthique s’applique à tous les employés de CONMED et de ses filiales, depuis le PDG, le DF, le contrôleur et le reste de la direction, jusqu’aux superviseurs de fabrication et employés temporaires, en passant par chaque vendeur. Aucun employé n’est exempté des politiques décrites dans le présent Code de conduite professionnelle et d’éthique.

Le service juridique de CONMED est responsable de l’application de ces politiques aux situations spécifiques dans lesquelles des questions peuvent se poser et a le pouvoir d’interpréter ces politiques dans toute situation particulière. Toute question relative à la manière dont ces politiques doivent être interprétées ou appliquées doit être adressée au service juridique de CONMED.

Tout employé qui prend connaissance d’une violation existante ou potentielle des lois, des règles, des règlements ou de ce Code est tenu d’aviser rapidement le conseiller juridique de CONMED. Ne pas le faire est en soi une violation de ce Code. Afin d’encourager les employés à signaler toute violation, la Société n’autorisera pas de poursuites par rapport aux signalements effectués de bonne foi. Dans la mesure du possible, les signalements doivent être soumis oralement, soit par téléphone, soit en personne. Si, pour une raison quelconque, cela n’est pas possible, contactez le service juridique de CONMED pour obtenir des instructions sur la manière de soumettre des signalements par e-mail, courrier ou fax. Si nécessaire, les signalements d’infractions peuvent être soumis de manière anonyme auprès de l’organisme suivant.

Signius (service tiers)
+1 866 838 0850

Les signalements anonymes seront transmis par MessagePro au président du comité d’audit du conseil d’administration de CONMED. Le président du comité d’audit contactera ensuite l’avocat général ou d’autres personnes s’il y a lieu, pour enquêter sur les signalements si nécessaire.

Un employé qui n’est pas sûr qu’une situation constitue une violation ce Code doit évoquer la situation avec l’avocat général de CONMED pour éviter d’éventuels malentendus et embarras par la suite.

II.             Conflits d’intérêts

Un « conflit d’intérêts » survient lorsque l’intérêt privé d’un individu est matériellement incompatible avec, en conflit avec, ou interfère avec, ou semble être incompatible avec, en conflit avec ou interférer avec les intérêts de la Société. Les conflits d’intérêts sont interdits en vertu de la politique de la Société, à moins qu’ils n’aient été approuvés par la Société. En particulier, un employé, un dirigeant ou un administrateur ne doit jamais utiliser ou tenter d’utiliser sa fonction au sein de la Société pour obtenir un avantage personnel indu pour lui-même, pour sa famille ou pour toute autre personne.

Tout employé, dirigeant ou administrateur ayant connaissance d’un conflit d’intérêts ou d’un avantage personnel indu ou craignant qu’un conflit puisse se développer, est tenu d’en discuter rapidement avec le service juridique de CONMED.

III.           Opportunités d’entreprise

Les employés, les dirigeants et les administrateurs ont l’obligation envers la Société de promouvoir les intérêts commerciaux de la Société lorsque l’occasion se présente. Il est interdit aux employés, administrateurs et directeurs de prendre (ou d’adresser à un tiers) une opportunité commerciale matérielle découverte par l’utilisation de biens, d’informations ou de fonctions de l’entreprise, sauf si la Société a déjà eu l’opportunité et l’a définitivement refusée. Plus généralement, il est interdit aux employés, dirigeants et administrateurs d’utiliser les biens, les informations ou la fonction de l’entreprise pour un gain personnel inapproprié et de concurrencer la Société.

Parfois, la distinction entre les avantages personnels et les avantages de l’entreprise est difficile à établir et, parfois, il y a des avantages personnels et d’entreprise dans certaines activités. Le seul comportement prudent de nos employés, dirigeants et administrateurs est de s’assurer que toute utilisation des biens ou services de la Société n’étant pas uniquement au profit de la Société est préalablement approuvée par le service juridique de CONMED.

IV.           Confidentialité

Dans le cadre de l’activité de la Société, les employés, dirigeants et administrateurs apprennent souvent des informations confidentielles ou exclusives sur les activités de la Société, telles que CONMED, Linvatec, CONMED Electrosurgery ou toute autre filiale de CONMED ou Linvatec, ses fournisseurs, ses coentreprises et sociétés susceptibles d’être acquises par la Société. Lorsque ces informations n’ont pas été communiquées au public en général, ou aux investisseurs réels ou potentiels en particulier, les employés, dirigeants et administrateurs doivent préserver la confidentialité de toutes les informations qui leur sont confiées, sauf lorsque la divulgation est autorisée ou obligatoire d’un point de vue légal.

Il est important que toute information non publique soit conservée de manière confidentielle, car la divulgation d’informations confidentielles peut avoir des conséquences graves pour la Société. De même, il peut y avoir des conséquences potentiellement graves pour tout employé qui divulgue ces informations confidentielles, intentionnellement ou par inadvertance.

Si vous avez des questions concernant ces obligations de confidentialité, veuillez contacter votre service des ressources humaines. Vous pouvez aussi contacter le service juridique.

V.             Traitement équitable

Notre histoire est celle de la réussite par la concurrence loyale et honnête. Nous ne recherchons pas d’avantages concurrentiels par des pratiques commerciales illégales ou contraires à l’éthique. Chaque employé, dirigeant et administrateur doit s’efforcer de traiter équitablement avec les prestataires de services, les fournisseurs, les concurrents et les employés de la Société. Aucun employé, dirigeant ou administrateur ne doit tirer un avantage indu de qui que ce soit par la manipulation, la dissimulation, l’abus d’informations privilégiées, la présentation erronée de faits matériels ou toute pratique déloyale. Si vous avez des questions concernant la conduite que vous envisagez de mener, vous devez contacter l’avocat général de CONMED.

VI.          Protection et utilisation appropriée des actifs de la Société

Tous les employés, dirigeants et administrateurs doivent protéger les actifs de la Société et assurer leur utilisation efficace. Tout actif de la Société doit être utilisé uniquement à des fins commerciales légitimes.

VII.         Respect des lois, règles et réglementations (dont les lois sur le délit d’initié)

La politique de la Société est de se conformer à toutes les lois, règles et réglementations en vigueur. Il est de la responsabilité personnelle de chaque employé, dirigeant et administrateur de se conformer aux normes et aux restrictions imposées par ces lois, règles et réglementations. Ces exigences vont du respect de la divulgation des valeurs mobilières, des exigences de la Loi sur les aliments et les drogues (Food and Drug Act), des obligations de la Loi anti-corruption (Foreign Corrupt Practices Act), ainsi que de toute autre exigence légale pouvant avoir une incidence sur nos activités.

La conformité aux lois sur les valeurs mobilières comporte trois éléments : (i) Non-divulgation et non-utilisation d’informations internes ; (ii) Limites de divulgation ; (iii) Restriction supplémentaire concernant les affiliés.

De temps à autre, les employés peuvent être exposés ou avoir accès à des « informations non publiques importantes » au sens des lois sur les valeurs mobilières. Bien que l’expression ne soit pas précise, il est généralement entendu qu’elle s’applique à toute information non publique dont un investisseur raisonnable pourrait tenir compte pour décider d’un investissement. À ces fins, les informations n’ont pas besoin d’être importantes au point de modifier une décision d’investissement. Au contraire, il suffit qu’un investisseur puisse « tenir compte de » l’information pour prendre une décision d’investissement. La Securities and Exchange Commission (« SEC ») est d’avis que les types d’informations suivants, selon les circonstances, peuvent être considérés comme substantiels : (1) informations sur les résultats ; (2) fusions, acquisitions et changements d’actifs ; (3) nouveaux produits ou développements concernant des clients ou des fournisseurs ; ou (4) contrats importants avec des clients.

À tout moment, un large éventail d’employés peut être au courant d’informations non publiques concernant une ou plusieurs de ces catégories. La question de savoir si cette information est « substantielle » est une conclusion juridique pouvant requérir la prise en compte de facteurs dont tous les employés ne sont pas nécessairement au courant et peut représenter une conclusion que certains tiers pourraient tirer après coup.

En pratique, si vous avez des questions ou des doutes quant à savoir si vous détenez des informations substantielles non publiques, vous devez supposer que c’est le cas et n’effectuer aucune transaction, directement ou indirectement, liée à des valeurs mobilières CONMED quel que soit leur type (stocks, achats, appels ou options). Vous devez également veiller à ne divulguer à personne des informations non publiques. Les personnes qui enfreignent ces règles se mettent non seulement en danger en vertu des politiques de CONMED, mais peuvent avoir mené, ou aidé un tiers à mener, ce qui est communément appelé « délit d’initié », une conduite qui peut être criminelle.

Des exigences supplémentaires s’appliquent aux « initiés » de l’entreprise qui ont été avisés séparément de leurs obligations supplémentaires. Si vous avez des questions concernant la politique de CONMED à cet égard, ou si vous avez connaissance d’une violation de la politique, vous devez contacter immédiatement le service juridique de CONMED.

Selon la politique de CONMED, aucune « information substantielle non publique » ne doit être divulguée, sauf par le nombre limité de mandataires sociaux autorisés à faire de telles divulgations au nom de la Société. Pour la plupart des employés, y compris tous les dirigeants et les personnes ayant accès à des informations substantielles non publiques, cela signifie qu’ils doivent conserver les secrets de la Société et les informations confidentielles, et ne pas utiliser ces informations.

VIII.       Dérogations à ce code

De temps à autre, la Société peut renoncer à certaines dispositions de ce Code. Tout employé, dirigeant ou administrateur qui croit qu’une dérogation peut être demandée doit contacter le service juridique de CONMED. Toute dérogation au Code pour les dirigeants ou administrateurs de la Société ne peut être faite que par écrit par le Conseil d’administration ou un comité du Conseil et doit être divulguée aux actionnaires tel que requis.

IX.       Devoir de signalement et protection des signalements de bonne fois relatifs aux violations des politiques ou des lois

Les employés sont responsables du respect de toutes les lois et politiques de la Société en tout temps. En plus d’être responsables de leur propre conduite, les employés sont également tenus de signaler tout incident ou comportement d’un autre employé que l’employé déclarant estime raisonnablement être une violation des politiques de la Société ou de la loi, y compris des lois relatives à la fraude, comme la fraude sur des valeurs mobilières ou contre des actionnaires. Il est contraire à la politique de l’entreprise de licencier, dénoncer, suspendre, menacer, harceler, discriminer sous quelque forme que ce soit ou de prendre des mesures défavorables en représailles contre un employé qui signale une violation de ces politiques, fournit légalement des informations ou aide une enquête que l’employé croit raisonnablement liée à une violation de ces politiques ou une fraude contre les actionnaires ou d’autres types de fraudes similaires. Si un employé pense qu’il a subi une action défavorable à la suite du signalement de bonne foi d’une violation des politiques ou des lois de l’entreprise, il doit immédiatement contacter les ressources humaines et le service juridique de CONMED.

Sous la direction de l’avocat général, le personnel responsable examinera et enquêtera sur toutes les divulgations crédibles de l’activité fautive présumée afin de garantir une réaction appropriée. Les enquêtes seront menées de manière confidentielle dans la mesure du possible. L’avocat général aura alors le pouvoir d’imposer des mesures disciplinaires appropriées aux personnes qui se livrent à une mauvaise conduite et à celles qui sont responsables de l’absence de prévention ou de détection du comportement fautif, de telles mesures incluant notamment le licenciement.